关于做好2016年度档案归档工作的通知
档案馆、校史馆 发布于: 2017-04-05 17:17:24


校内各单位:

根据《高等学校档案管理办法》和《北京外国语大学档案管理办法》的要求,请各单位遵循学校文件材料形成规律,做好2016年度文件材料归档工作。

一、归档材料的时间范围:

1.2016年按自然年度形成的应归档的办理完毕的文件材料,以及2016年前形成的应归档而未归档材料。

2.2016年按教学年度形成的应归档的教学文件材料,以及之前形成的应归档而未归档的教学材料。

二、归档材料的内容:

1.请参照《各单位文件材料归档范围和保管期限表》(附件一)。

2.附件一中的个别单位文件材料和保管期限正在修订中,暂无。

三、归档材料的形式:

1. 纸质文件

严格按照《纸质文件归档流程》(附件二)进行收集整理,并按照“飞狐灵通档案管理软件使用方法”(附件三)录入电子案卷目录和卷内目录。

2. 重大活动的纸质或电子照片

纸质照片需提供照片六要素,电子照片请按照“汉龙思琪照片管理软件使用方法”(附件四)进行归档。

3. 除照片外的电子文件

按照“非照片电子文件归档流程”(附件五)进行归档。

4.实物档案

按照实物档案归档范围(附件六),对实物档案登记造册(附件七),登记表格发至bwdag@bfsu.edu.cn。

5.会计档案

按照《会计档案管理办法》(2015年12月11日中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)(附件八)进行分类、整理和保管,暂不移交。

四、归档时间:

请各单位将所需归档的材料整理好,根据校内各单位移交归档时间表(附件九)的安排移交档案馆。

五、归档指导和培训:

1.对于归档工作中的疑难问题,请随时与档案馆工作人员联系。联系电话:88816395。

2.档案业务培训作为日常工作开展,请各单位根据需要联系档案馆,以便有针对性的进行培训,联系电话同上。

六、提请注意:

1.各单位主管档案工作领导和档案员发生变化后,请填写“主管档案工作领导和兼职档案员名单表”(附件十)并发送至档案馆邮箱bwdag@bfsu.edu.cn。

2.各单位机构变动及工作内容调整发生变化后,请及时与档案馆联系订立或修订档案归档范围和保管期限表。


档案馆

2017年3月31日


附件下载:

附件一 各单位文件材料归档范围和保管期限表.docx

附件二 纸质文件归档流程.docx

附件三 飞狐灵通档案管理软件使用方法.doc

附件四 汉龙思琪照片管理软件使用方法.docx

附件五 非照片电子文件归档流程.docx

附件六 实物档案归档范围.docx

附件七 实物档案登记表.xlsx

附件八 会计档案管理办法.docx

附件九 校内各单位移交归档时间表.xlsx

附件十 主管档案领导与兼职档案员名单表.xlsx